Fachartikel Teil 5:
Prozesskostenrechnung, prozessorientierte Kalkulation (Prozesskostenkalkulation) und Komplexität  

Die Software für eine "Prozessorientierte Kalkulation" (POK)

Heute stelle ich die Software zur prozessorientierten Kalkulation (POK-Software) vor. Damit können 
   - normale traditionelle Zuschlagskalkulationen
   - prozessorientierte Kalkulationen in unterschiedlicher Ausprägung
   - vollständige Prozesskostenkalkulationen und
   - jede denkbare Form von Sonderkalkulationen
erstellt werden, um die Herstellkosten und Selbstkosten für Produkte zu ermitteln.
Darüber hinaus enthält diese SW einen Informationsmanager. Damit sind neben umfangreichen Prozess- und Kostenanalysen auch Komplexitätsanalysen möglich.

Bisher stellte ich Ihnen in den ersten4 Teilen folgende Themen vor:
1. Teil: 2 Projekte (A und B), bei denen durch die Anwendung der PKR und POK, konkrete
           Maßnahmen zur Komplexitätsreduzierung und Prozessoptimierung möglich waren. 
2. Teil: Details bei der Ermittlung der Produkt-Herstellkosten durch die Anwendung der
           POK und PKR im Vergleich zur traditionellen Zuschlagskalkulation. 
3. Teil: Ermittlung der Produkt-Selbstkosten mit der POK unter Berücksichtigung der
           Prozesskosten. 
4. Teil: Analysen und Auswertungen:
            Vergleich der Herstellkosten/Selbstkosten zwischen traditioneller
            Zuschlagskalkulation und Prozessorientierter Kalkulation (POK).
            Komplexitätsanalysen um z.B. die Kunden-/Produktbeziehungen darzustellen.
            Prozessanalysen, um z. B.Inanspruchnahme der Prozesse nach Produkten,
            Produktgruppen oder Produktfamilien darzustellen.

Historie zur POK-Software: 
Die Entwicklung der POK-Software reicht bis zum Ende der 70er Jahre zurück. Damals arbeitete ich als Kostenmanager in einem großen Unternehmen und war für Produktkalkulation, Reverse-Engineering, Wertanalyse, Controlling und Beratung der Produktentwicklung (kostengünstiges Design) verantwortlich.

Zu dieser Zeit entstand das Pflichtenheft für eine neue umfangreiche Kalkulationssoftware, die dann 1980 auf einem Mainframe zum Einsatz kam. Einige Jahre später, mit dem Trend zum PC, untersuchte ich erstmalig, ob eine Kalkulationssoftware mit diesem Funktionsumfang auf PC ablauffähig ist. Dies war nicht der Fall – zu langsam, zu wenig Festplattenkapazität. 
Ende der 80er Jahre – ich war Geschäftsführer in einem Softwarehaus - griff ich dieses Thema wieder auf. Wir entwickelten einen Kalkulationsmanager, der aufgrund der Hardwarebeschränkungen – langsame PC und wenig Festplattenkapazität – für ca. 1.000 Teile, Baugruppen und Produkte die Herstellkosten nach traditioneller Zuschlagskalkulation ermitteln konnte.
Aber erst Mitte der 90er Jahre – jetzt gab es Festplatten mit 5,25 Zoll mit 1 GB und ausreichend schnellen PC (386), gelang der Durchbruch in der Realisierung. Ich erweiterte den vorhandenen Kalkulationsmanager um die Funktionen für eine prozessorientierte Kalkulation und ergänzte die POK-Software um einen Informationsmanager, um Prozess- und Komplexitätsanalysen durchführen zu können.
Diese POK-Software kam seitdem ausschließlich in Beratungsprojekten zum Einsatz, mit dem Ziel Kostensenkungs- und Umsatzsteigerungspotentiale zu identifizieren. Über zwei Projekte berichtete ich im ersten Teil meiner Artikelserie. 

Funktionsumfang der POK-Software:  
Wenn es darum geht, für 1 Teil, 5.000, 50.000, 100.000 oder auch 500.000 Teile, Baugruppen und verkaufsfähige Produkte die Herstellkosten und Selbstkosten mit der Prozessorientierten Kalkulationsmethode und/oder traditionellen Zuschlagskalkulation zu bewerten, dann ist dies mit EXCEL nicht mehr möglich und auch der Begriff TOOL ist nicht mehr passend. Hier handelt es sich um eine ausgewachsene Software.
Für die bisher in meinen Berichten angesprochenen Auswertungen benötigen wir folgende Module:
   - Prozessmanager
   - Kalkulationsmanager und
   - Informationsmanager 

1. Der Prozessmanager: 
Für den Kalkulationsmanager brauchen wir die Prozesse und Prozesskostensätze (ca. 30 bis 60 Daten).
Aufgrund der geringen Datenmenge, die nicht permanenten Änderungen unterworfen ist, ist keine enge Verzahnung zwischen Prozess- und Kalkulationsmanager notwendig.
Deshalb kann für den Prozessmanager eine EXCEL-Lösung oder ein am Markt erhältliches Tool verwendet werden.

1.1 Prozesskostenmanagement - bottom up Ansatz:
Wenn ein umfangreiches Prozessmanagement aufgebaut werden soll, dann brauchen wir einen bottom up Ansatz, mit Tätigkeitsanalyse, Teilprozess- und Hauptprozessbildung bis hin zur Festlegung der Prozesskostensätze. Dafür ist dann ein Tool, wie z. B. der Prozessmanager von Horvath, die richtige Wahl. 

1.2 Prozesskostenmanagement - top down Ansatz: 
Wenn wir dagegen – wie z. B. in meinen Beratungsprojekten – das Ziel haben die Herstellkosten und Selbstkosten, möglichst kurzfristig, mit der prozessorientierten Kalkulation (POK) zu ermitteln, dann reicht auch ein top down Ansatz. 
Dabei orientieren wir uns an den, in den IT-Systemen des Unternehmens vorhandenen Prozessmengen (Anzahl der Bestellungen, Wareneingänge, Fertigungsaufträge, Auslieferungen usw.), identifizieren die Kostentreiber und ermitteln die Prozesskostensätze. In Teil 2 meiner Berichte stellte ich dies unter „Vorgehen zur Ermittlung der Prozesse und Prozesskosten“ bereits vor. Für dieses Vorgehen reicht dann eine EXCEL-Lösung aus. 
Später kann dann immer noch ein umfangreiches Prozessmanagement aufgebaut werden. 
Der Prozessmanager liefert also die Prozesse und Prozesskostensätze für den Kalkulationsmanager.

2. Der Kalkulationsmanager:
Die in den Projekten eingesetzte von uns entwickelte POK-Software besteht in ihrem Kern aus einer vollständigen Zuschlagskalkulation zur Ermittlung der
   - Herstellkosten (HK) mit Material und Lohneinzelkosten, MGK, FGK und VGK
   - Selbstkosten (SK) mit Herstellkosten und Kosten für FuE, Marketing, Vertrieb,
       Service, Verwaltung, …. 

Für das prozessorientierte Kalkulieren ist zusätzlich folgendes erforderlich: 
   - Prozesse und Prozesskostensätze (aus der Prozesskostenrechnung) 
   - GK-Zuschlagssätze zur Abdeckung der lmn-Kosten
   - Prozessmengen: dazu gehören z.B. Bestell- und Liefermengen (Einkauf),
     Fertigungsaufträge, Ein-/Auslagerungen, Kundenliefermengen usw.
   - Regeln und Formeln zur Umlage der Prozesskostensätze 
Mit dieser Software können
   - normale traditionelle Zuschlagskalkulationen
   - prozessorientierte Kalkulationen in unterschiedlicher Ausprägung
   - vollständige Prozesskostenkalkulationen und
   - jede denkbare Form von Sonderkalkulationen
erstellt werden.
Dies wird über die GK-Zuschlagssätze und Prozesskostensätze sowie Regeln und Formeln gesteuert.

2.1 Modul zur Verwaltung der Faktoren:
Mit diesem Modul werden im Wesentlichen folgende Daten verwaltet:
Für alle Kalkulationsmethoden brauchen wir: 
    - Mitarbeiter- und Maschinenkostenstundensätze
    - Standorte, Kostenstellen und Arbeitsplätze
    - Produktgruppen, Produktfamilien, usw.
Zusätzliche für die traditionelle Zuschlagskalkulation brauchen wir: 
    - Gemeinkosten-Zuschlagssätze (MGK, FGK, VGK, …) zur Beaufschlagung der Einzelkosten
    - Gemeinkostenzuschlagssätze zur Ermittlung der Selbstkosten
Zusätzlich für die prozessorientierte Kalkulation (POK): 
    - Prozesse und Prozesskostensätze zur Ermittlung der Herstellkosten (HK)
    - Prozesse und Prozesskostensätze zur Ermittlung der Selbstkosten (SK)
    - Gemeinkosten-Zuschlagssätze (MGK, FGK, VGK, …) zur Beaufschlagung der Einzelkosten
      mit den leistungsmengenneutralen (lmi) Kosten zur Ermittlung der Herstellkosten 
    - Gemeinkostenzuschlagssätze (FuE, Marketing, Vertrieb, Service, Verwaltung, …) zur
      Beaufschlagung der Herstellkosten mit den leistungsmengenneutralen (lmn) Kosten
      zur Ermittlung der Selbstkosten
   - …
Der Aufbau dieser Daten ist Voraussetzung für einen Kalkulationslauf.

2.2 Modul zur Verwaltung der Grunddaten zum Kalkulieren:
Mit diesem Modul werden die so genannten Kalkulationsgrunddaten verwaltet. Dazu gehören: 
    - die Teilestammdaten mit Fertigungsplänen und –listen
    - eine so genannte „Wertedatei“, in der z.B. die Einstandspreise der Kaufteile hinterlegt sind
    - die Prozessmengen. Dazu gehören die Einkaufs-Bestellungen mit Bestellmengen,
      Wareneingänge mit Liefermengen, Fertigungsaufträge mit Losgrößen, Kunden
      Bestellungen mit Liefermengen, Ein-/Auslagerungen, …
Mit diesem Modul ist es möglich die Daten anzuzeigen, zu ändern und zusätzlich neu zu erfassen.
Z. B., um ein neues Teil schnell zu kalkulieren

Kalkuliert wird immer Top-Down. Das bedeutet, dass ein Produkt, Baugruppe oder Teil von oben nach unten aufgelöst wird – bis zur niedrigsten Baustufe. Dann werden die Kosten bottom up ermittelt und die Ergebnisse in eine temporäre Datei geschrieben. Nach Fehlerbereinigung und Prüfung der Ergebnisse können diese „frei gegeben“ werden und in die offizielle „Wertedatei“ des Unternehmens übertragen werden. 

2.3 Modul zum Kalkulieren der Teile, Baugruppen und Produkte: 
Das Kalkulationsmodul kann über alle Baustufen (Fertigungsstufen) die Herstellkosten ermitteln. Dies wird vom Rohmaterial über Einzelteile zu Unterbaugruppen, Baugruppen, Varianten bis zu verkaufsfähigen Produkten durchgeführt. Somit sind auch die Kosten für hochkomplexe Produkte zu ermitteln.
Es ist möglich die Herstellkosten und Selbstkosten zu ermitteln für:
    - ein Teil, eine Baugruppe, eine Variante, …
    - ein Produkt, Produktgruppen, Produktlinien, Produktfamilien, … 
Dies wird beim Start eines Kalkulationslaufes festgelegt. 

Die in der offiziellen „Wertedatei“ gespeicherten Datensätze enthalten die Kosten der Teile, Baugruppen und Produkte mit umfangreichen Kostenelementen. Dies sind z.B. für die Herstellkosten der Produkte: 
    - Einstandspreise für Kaufteile
    - Fertigungszeiten und Lohnkosten
    - Material-GK
    - Fertigungs-GK
    - Verwaltungs-GK innerhalb der Herstellkosten
    - Prozesse mit Prozesskosten und -mengen
    - usw.
für die Selbstkosten der Produkte zusätzlich: 
    - Marketing-Kosten
    - FuE-Kosten
    - Vertriebs-Kosten
    - Service-Kosten
    - Verwaltungskosten außerhalb der Herstellkosten 
    - Prozesse mit Prozesskosten und –mengen 
    - erzielter Kundenpreis 
    - usw.  
Als Ergebnis sind dann die Selbstkosten mit allen Kostenelementen sowie Kundenpreis den Kunden-Liefer-Positionen zugerechnet. Das bedeutet, dass für jede Kunden-Liefer-Position das Ergebnis vorliegt. Nach Fehlerbereinigung und Prüfung der Ergebnisse können diese „frei gegeben“ werden
Mit diesen umfangreichen Daten sind dann weitere Auswertungen möglich.
Dafür ist dann der nachfolgend beschriebene Informations-Manager zuständig.